Wer ist wofür BIG-Ansprechpartner?

Die BIG verändert sich, immer mehr Menschen engagieren sich. Das ist gut.
Und damit wir immer noch etwas besser werden, stehen hier ein paar Tipps und Tricks, wer wofür Ansprechpartner für Projektleiter ist:

Termin finden

• Bitte Termin auswählen, der für die Zielgruppe passt.
• Außerdem bitte zumindest die bestehenden BIG-Termine auf www.Angebote.BIG-Lindenhof.de und die Ferientermine (hier…) berücksichtigen!

(1) LanzKapelle Lindenhof (LKL) reservieren

• Auch BIG-Projekte müssen bitte die LanzKapelle reservieren auf www.LanzKapelle.de.
• Dort stehen auch die Spielregeln für die LKL-Nutzung: Was in der LanzKapelle verfügbar ist, wann sie zu besichtigen ist, wie die Schlüsselübergabe funktioniert, …
• Ansprechpartner für alle Fragen zur LanzKapelle sind Marc-Oliver Kuhse bzw. Michael Sowa, E-Mail Reservierung@LanzKapelle.de.

(2) Getränke für Veranstaltungen

• Grundsätzlich werden Getränke für BIG-Veranstaltungen über das Budget der jeweiligen Veranstaltung bezahlt.
• Weil erfahrungsgemäß Getränke übrigbleiben, nutzen wir den Getränkelieferdienst „Marktecke“ aus dem Lindenhof, der geschlossene Flaschen auch zurücknimmt.
• Weil es sich für kleinere Mengen (unter einem Kasten) nicht lohnt, Getränke liefern und abholen zu lassen, gibt es im Technikraum einen Getränkepool, aus dem sich BIG-Mitglieder eigenverantwortlich gegen Spende ins „Lanzkapellchen“ bedienen können.
• Ein Ansprechpartner für diesen Punkt fehlt derzeit noch.

(3) Informationen streuen

• Informationen über ihre Projekte können die Projektleiter nach Abstimmung / Einweisung in das IT-System auf www.Angebote.BIG-Lindenhof.de stellen. Was auf diesen Seiten steht, gilt für die Öffentlichkeit. Verbesserungshinweise daher bitte an Alexa Epp geben.
• Presse- und Medienarbeit koordiniert Alexa Epp als Vorsitzende. Damit sie Informationen abgestimmt weitergeben kann, bitte E-Mail mit den wichtigsten Fakten zum Projekt an sie.
• Damit die Leute die BIG als Absender erkennen, gestalten wir Einladungen als Flyer und Plakate nach einer einheitlichen grafischen Linie. Der Druck der Unterlagen braucht in der Regel eine Woche – ab fertig erstellten Druckvorlagen. Kosten: 5.000 Flyer in DIN A6 = ca. 40 Euro; 100 Plakate in DIN A3 = ca. 20 Euro; …
• Die BIG hat drei Schaukästen auf dem Lindenhof, über die Informationen verteilt werden können. Beim Verteilen von Flyern und Plakaten gilt darüber hinaus grundsätzlich: Privates und öffentliches Eigentum (= Briefkästen, Haustüren, Ampeln, …) dürfen mit Zustimmung genutzt werden – aber auch mit Sinn und Verstand. Folgende Fehler bitte vermeiden: Plakate nach der Veranstaltung wieder einsammeln; Material ordentlich anbieten (Klebestreifen an allen vier Plakatseiten, damit das Plakat nicht einknickt; Plakate gerade hängen; Flyer in kleinen Mengen, um Herumfliegen zu vermeiden). Grundsätzlich gilt: je persönlicher eine Einladung überbracht wird, desto wirksamer („Hit an run“- oder „Bombenwurf“-Strategie verpufft).
• Ansprechpartner für Informationsarbeit ist Alexa Epp, E-Mail Alexa.Epp@BIG-Lindenhof.de.

(4) Engagierte gewinnen

• Die meisten Projekte brauchen ehrenamtliche Unterstützer (aus der BIG oder auch darüber hinaus); in jedem Fall ist Ziel der BIG, engagierte Interessierte in Projekte einzubeziehen, damit sie unsere Arbeit besser kennenlernen und dabei Erfahrungen sammeln können.
• Engagierte sind zu gewinnen, indem Informationen rechtzeitig (= ca. vier bis acht Wochen vor Projekt) gestreut werden: Wer wird wann für welche Engagementfelder gebraucht und welche Eigenschaften sollte sie oder er mitbringen, um die Aufgaben gut gestalten zu können?
• Ein Ansprechpartner für diesen Punkt fehlt derzeit noch.

(5) Budget bekommen, Abrechnung erstellen

• In einem Verein von der Größe der BIG Lindenhof wollen auch die Finanzen abgestimmt werden.
• Vom Grundsatz her gilt: Jedes Projekt soll sich mittelfristig finanzieren = dauerhafte Zuschüsse sind nicht vorgesehen; möglich sind Startzuschüsse; Ausnahmen von der Regel brauchen eine überzeugende Begründung. Jeder Projektleiter erstellt vor Projektdurchführung eine einseitige Projektdokumentation (hier…). Neben Art und Programm des Projekts erfolgen inhaltliche Aussagen zu den beteiligten Personen sowie den benötigten Sach-/Finanzmitteln (grundsätzlich wird bei jedem Projekt – auf Basis realistischer Annahmen – eine „schwarze Null“ angestrebt). Ganz wichtig ist eine klare Aussage zur Zielsetzung des Projekts sowie eine abschließende Bewertung (Was ist gut gelaufen? Was lässt sich verbessern?). Die Faktenübersicht liefert auf einen Blick das wirtschaftliche Ergebnis sowie Hinweise zur Umsetzung (auch für nachfolgende Projektleiter). Ergo: Erst Informationen an den Finanzvorstand, bevor Geld der BIG ausgegeben wird.
• Damit ein Projekt zu einem guten Ergebnis kommt, bitte vorher die erwarteten Ausgaben und Einnahmen abstimmen mit Finanzvorstand Andreas Ksionsek, E-Mail Andreas.Ksionsek@BIG-Lindenhof.de
• Jeder Projektleiter erteilt im Rahmen seines Budgets selber Aufträge, sammelt die Rechnungen / Belege und schließt das Projekt ab mit einer Abrechnung / einem Projektbericht: Vordruck hier…
• Auch aus vereinsrechtlichen Gründen kann Finanzvorstand Andreas Ksionsek nur Kosten erstatten, wenn die Budgetplanung mindestens mit ihm und einem (Vize-)Vorsitzenden vereinbart wurde.
• Möglicherweise gibt’s auch Geld aus dem Stadtteilbudget: Antrag hier… (bitte Antrag mit Andreas Ksionsek abstimmen).

(6) Projektleiter-Verantwortung

• Eine oder Einer muss koordinieren und die Gesamt-Verantwortung tragen.
• Dazu bekommt jede Projektleiterin und jeder Projektleiter eine Ansprechperson im BIG-Vorstand, die / der vereinsrechtlich in der Verantwortung steht.
• Projektleiter kümmern sich um die Koordination eines Projektes, müssen aber nicht alles alleine erledigen: Am besten suchen Sie sich passende Unterstützer: siehe „Engagierte gewinnen“

(7) Rechtliche Fragen

• Wir bewegen uns nicht im rechtsfreien Raum: Die BIG ist ein eingetragener Verein und gemeinnützig. Heißt: Wir wirtschaften nicht für uns, sondern zum Nutzen der Gemeinschaft.
• Auf die Gemeinnützigkeit achtet das Finanzamt. Fragen dazu bitte an Finanzvorstand Andreas Ksionsek, E-Mail Andreas.Ksionsek@BIG-Lindenhof.de
• Wer als Projektleiter für die BIG agieren will, kann das in Abstimmung mit dem Vorstand. Der Vorstand ist zwischen den Mitgliederversammlungen das beschlussfassende Organ. Zwischen den monatlichen Vorstandssitzungen gilt das Vier-Augen-Prinzip: Die BIG wird vertreten vom Vorsitzenden oder einer bzw. einem Stellvertretenden Vorsitzenden jeweils in Gemeinschaft mit mindestens einem weiteren Vorstandsmitglied. Fragen dazu bitte an Alexa Epp, E-Mail Alexa.Epp@BIG-Lindenhof.de.
• Rein praktisch heißt das: Projektleiter suchen sich bitte eine Ansprechpartnerin / einen Ansprechpartner im Vorstand, der den Draht hält; und Projektleiter vereinbaren vorab ein Budget (aber das steht schon oben). Ziel: Vorab auch Risiken abklopfen, damit das Projekt umso besser läuft.
• Juristisch wichtig sind beispielsweise: Veranstaltungen unter freiem Himmel sollen angemeldet werden; die Nutzung von privaten und öffentlichen Flächen erfordert die Zustimmung des Eigentümers; wer Musik nutzt, muss GEMA-Fragen prüfen; wer Risiken eingeht (das ist meistens der Fall), prüft Absicherung auch durch eine Versicherung; wer mit Lebensmitteln umgeht, muss entsprechende Vorschriften beachten; … (Das mag alles sehr kleinlich klingen, aber nur so lange bis etwas – trotz bester Vorbereitung – ins Auge geht.)

(8) Engagierte sind die Creme!

• Ganz klar: Ohne Engagierte könnte die BIG ihre Aufgaben nicht erfüllen. Wir wissen daher, was wir an den Engagierten haben: dickes Dankeschön!
• Ziel jedes BIG-Projektes ist, weitere Engagierte zu gewinnen.

Und sonst?

• Diese Liste ist noch nicht vollständig, soll Schritt für Schritt wachsen.
• Und wir wissen: Noch flutscht nicht alles perfekt. Wir arbeiten daran: mit Ihnen!
• Verbesserungsvorschläge bitte an Alexa Epp, E-Mail Alexa.Epp@BIG-Lindenhof.de.